Hvornår kan Excel være tilstrækkeligt?
Et regneark er fleksibelt, og I kan selv vælge kolonner og beregninger. Det kan fungere fint til få medarbejdere, særligt når én person står for indsamling og kontrol.
Aftal en fælles skabelon, adgang til filen og en fast måde at navngive perioder på. Hvis flere arbejder i samme fil, skal I også afklare, hvem der må ændre tidligere registreringer, og hvordan ændringer følges.
Sammenlign de daglige opgaver
Excel
- Timer indtastes i de felter, I selv har oprettet.
- Overblikket afhænger af skabelonen og jeres formler.
- Rettelser dokumenteres efter den procedure, I aftaler.
- Rapporter samles og formateres i regnearket.
OptimaTid
- Medarbejderne tjekker ind og ud på jeres WordPress-side.
- Administratorens oversigt samler registreringerne.
- Rettelser gemmes med kommentar og revisionslog.
- Registreringer kan filtreres og hentes som PDF.
Hvornår er et samlet system relevant?
Se efter tegn i hverdagen: Er der flere udgaver af timesedlen? Skal en administrator ofte rykke for timer? Er det svært at finde den seneste rettelse? Brug svarene til at vurdere, om et samlet system vil gøre processen enklere.
Et system kræver stadig tydelige rutiner. Medarbejderne skal huske at registrere tiden, og en ansvarlig skal følge op på manglende eller forkerte registreringer.
Vurdér hele behovet før et skift
- Hvordan skal medarbejderne registrere tid i praksis?
- Hvem kontrollerer timerne og håndterer fejl?
- Hvilke rapporter skal I kunne hente?
- Har I brug for integration til løn, projekter eller vagtplan?
- Har I allerede et WordPress-website, som løsningen kan køre på?
OptimaTid er relevant, hvis I ønsker enkel ind- og udtjekning i WordPress. Har I mere omfattende behov, skal de afklares, inden I beslutter jer.
Prøv en lille periode først
Vælg en afgrænset periode og nogle få medarbejdere. Afprøv registrering, rettelser og rapporter, og sammenlign forløbet med jeres nuværende regneark. Vurder, om medarbejderne kan bruge løsningen, og om administratoren får det nødvendige overblik.
Se guiden til at komme i gang med OptimaTid → Spørg os, om OptimaTid passer til jer →