Sådan virker tidsregistrering i OptimaTid

1. Gør jeres WordPress-website klar

OptimaTid installeres som et plugin på virksomhedens WordPress-website. En administrator skal have adgang til installation og opsætning. Afklar, hvem der har ansvaret for medarbejdernes adgang og den løbende gennemgang af timer.

2. Aftal en enkel registreringsrutine

Giv medarbejderne adressen til tidsregistreringssiden og deres personlige adgang. Aftal, hvordan I registrerer arbejdsdagens start og slutning, pauser og afbrydelser. Begynd med en prøve, så medarbejderne kender arbejdsgangen.

På en fælles enhed skal medarbejderen kontrollere sit eget navn og logge ud efter brug.

3. Medarbejderen tjekker ind og ud

Når arbejdsdagen begynder, logger medarbejderen ind og vælger Tjek ind. Når dagen slutter, vælger medarbejderen Tjek ud. Registreringerne samles, og medarbejderen kan følge egne timer for dagen, ugen og måneden.

Det er arbejdsgangen i et digitalt stempelur: start og slut registreres med ind- og udtjekning. OptimaTid samler den arbejdsgang på jeres WordPress-website.

4. Virksomheden gennemgår timerne

Administratoren bruger den fælles tidsoversigt og vælger medarbejder og datoperiode. Gennemgå manglende udtjekninger og afklar eventuelle fejl med medarbejderen, før perioden afsluttes.

Ved rettelser gemmes en kommentar og en revisionslog med oprindelige og ændrede tider. Følg produktguiden og virksomhedens procedure for rettelser og underskriftsbilag.

5. Hent rapporten for den valgte periode

Registreringerne kan hentes som PDF. Kontrollér datoperiode og medarbejder, før rapporten bruges eller deles. Hvis I skal bruge timerne i et lønsystem, skal den videre arbejdsgang afklares særskilt.

Kommer I fra Excel eller manuelle timesedler?

Vælg en startdato og en ansvarlig for overgangen. Fortæl medarbejderne, hvor de fremover registrerer tiden, og hvordan fejl meldes. Aftal også, hvordan eksisterende timesedler opbevares, så I kan finde tidligere registreringer.