Tidsregistrering for små virksomheder

Start med de oplysninger, I har brug for

Lav en kort liste over, hvad I skal kunne se: hvem der har arbejdet, ind- og udtjekning, samlet arbejdstid og den periode, en rapport dækker. Afklar også, hvem der må se og rette oplysningerne.

Skal tiden fordeles på projekter, bruges direkte i lønberegning eller indgå i vagtplanlægning, bør de behov undersøges særskilt. En løsning til ind- og udtjekning løser ikke automatisk alle disse opgaver.

Gør rutinen tydelig for medarbejderne

• Aftal, hvornår der tjekkes ind og ud.
• Beskriv, hvordan pauser og afbrydelser håndteres.
• Giv hver medarbejder sin egen adgang.
• Forklar, hvem medarbejderen skal kontakte ved en fejl.
• Aftal, hvornår timerne kontrolleres før en rapport afsluttes.

Prøv rutinen med få medarbejdere først. Bed dem gennemføre en arbejdsdag og fortæl, hvor de blev i tvivl. En kort instruktion og en fast kontaktperson kan gøre hverdagen lettere.

Vælg efter jeres arbejdsgang

Et regneark kan være tilstrækkeligt, når registreringerne er få, og én person kan holde styr på dem. Når flere personer registrerer løbende, kan et samlet system gøre det lettere at finde den aktuelle oversigt og følge rettelser.

Hvornår giver OptimaTid mening?

OptimaTid er lavet til virksomheder, der vil registrere arbejdstid direkte i WordPress. Medarbejderne tjekker ind og ud, mens administratoren får en samlet oversigt, dokumenterede rettelser og PDF-rapporter.

Løsningen fokuserer på tidsregistrering. Hvis I har brug for vagtplanlægning, lønberegning eller projektfordeling, skal I afklare, hvordan det skal håndteres ved siden af.

Indfør en fast kontrol

Vælg en person, der gennemgår manglende udtjekninger og usædvanlige registreringer sammen med medarbejderne. Dokumentér nødvendige rettelser, og kontrollér den valgte medarbejder og datoperiode, inden rapporten deles.

Gennemgå jeres rutine efter den første måned. Målet er en proces, medarbejderne kan bruge hver dag, og et overblik, virksomheden kan arbejde videre med.